Comment faire un pot de départ ?

Organiser un pot de départ est un excellent moyen de célébrer les contributions d'un collègue qui quitte l'entreprise, de marquer le début d'un nouveau chapitre dans sa vie, et de renforcer les liens entre les membres de l'équipe. Un pot de départ bien organisé peut transformer ce moment de transition en une occasion joyeuse et mémorable pour tous les participants. Que vous soyez un ami, un collègue, ou un responsable RH, préparer un événement qui reflète bien la personne célébrée et qui engage les invités demande un peu de planification et d'attention aux détails.

Dans ce guide, nous vous proposons des étapes clés et des conseils pratiques pour organiser un pot de départ réussi. Bonne lecture !

Quel lieu choisir pour le pot de départ ? Quand aura-t-il lieu ? Combien de personnes faut-il inviter ? Il est crucial de se poser ces questions bien avant l'événement. Elles jouent un rôle fondamental dans la structuration de votre organisation pour le pot de départ. Ces éléments constituent également les informations clés à communiquer aux invités. Plus important encore, cela facilitera grandement l'organisation du pot de départ. Voici les principales interrogations à prendre en compte :

La toute première question qu’il faut que vous vous posiez est celle du budget. Déterminez le montant disponible à allouer pour couvrir tous les frais du pot de départ, incluant la location de l'espace (au cas où ce n’est pas dans vos locaux), la restauration, les boissons, les décorations (si vous faites les choses en grand !), et d'éventuelles animations comme la location d’une borne à selfie. Cela influencera de nombreux choix concernant l'organisation du pot de départ.

Ensuite, il est important d’évaluer dès le départ le nombre d'invités que vous souhaitez / devez inviter en fonction du budget, de l'espace disponible, et de la nature des relations professionnelles et personnelles de la personne qui fête son départ. Une liste d'invités bien pensée garantit une atmosphère conviviale et personnalisée.

Pensez bien à choisir une date qui convient à la majorité, idéalement en fin de semaine ou à une date significativement proche du départ de la personne qui fait son pot de départ. Assurez-vous de vérifier les disponibilités des invités clés et du lieu choisi. Pour cela, vous pouvez créer un sondage en ligne. C’est le plus pratique !

Maintenant que la date est actée, vous allez pouvoir sélectionner un lieu en adéquation avec le nombre d'invités et du budget. Pensez à des espaces internes pour une ambiance plus intime ou à des lieux extérieurs pour un événement plus important.

Ce n’est pas fini. Il est important aussi de définir quel type de pot de départ vous souhaitez organiser. Décidez du format du pot de départ : un déjeuner pour une ambiance décontractée ? Un goûter pour une rencontre en après-midi ? Ou soirée pour une célébration plus formelle et fun ? Fiez-vous à ce que préfère votre collaborateur.trice.

Maintenant, passons à la restauration et aux boissons ! Buffet ? Cocktail ? Repas ? Quel sera le plus adéquat ? Pensez également à proposer une sélection variée de boissons pour satisfaire tous les goûts, notamment pensez à des boissons sans alcool.

On a presque fini ! Pensez aussi à identifier les collaborateurs ou amis proches de la personne qui fête son pot de départ qui souhaiteraient participer à l'organisation de celui-ci.

Enfin, considérez la mise en place d'un thème ou d'un dress code pour rendre l'événement encore plus spécial et mémorable. Cela peut aller d'un simple code couleur à un thème qui inspire à la fois la décoration, la musique, et même les activités.

Maintenant que vous avez une vision planifiée des moments clé du pot de départ, on vous conseille vivement de mettre en place une cagnotte qui est une excellente manière de collecter un peu d’argent pour offrir un cadeau sympa et significatif. De nombreuses plateformes existent comme leetchi, tripee et bien d’autres ! N’oubliez pas de communiquer clairement l'objectif de la cagnotte. Fixez une date limite pour les contributions et désignez une personne de confiance pour gérer la collecte et l'achat du cadeau si ce n’est pas vous qui vous en chargez.

Place à l’envoi de la liste des invités. Il est désormais temps d'envoyer les invitations. Optez pour des invitations numériques pour une gestion plus facile et une réponse rapide des invités. Assurez-vous que les invitations précisent clairement la date, l'heure, le lieu, et toute information nécessaire concernant le thème ou le dress code. Incluez également des instructions sur comment participer à la cagnotte.

Les animations jouent un rôle clé dans la réussite du pot de départ. Elles encouragent les interactions entre les invités et créent des souvenirs mémorables. En plus des discours de remerciement, vous pouvez envisager la location d'un photobooth.

Le photobooth d’entreprise est une animation tip top car il offre une touche hyper fun. Il permet aux invités de se lâcher et de capturer des moments de joie tous ensemble. Contrairement aux photos traditionnelles, qui peuvent parfois sembler formelles, le photobooth permet à chacun de s'exprimer de manière originale grâce à une variété d'accessoires et de décors. Ces clichés instantanés deviennent des souvenirs personnalisés que les invités, ainsi que la personne partante, garderont en mémoire. De plus, le caractère spontané et décontracté des photos prises dans un photobooth favorise la création de liens et renforce l'esprit de camaraderie parmi les collègues. En somme, un photobooth transforme le pot de départ en une expérience mémorable, enrichissant l'événement d'une dimension à la fois divertissante et affective.